Gerenciando seus projetos e seu tempo

Meu modelo de organização de tarefas.

Ser freelancer não é uma tarefa fácil, quem é freelance sabe muito bem como que é o dia-a-dia. A grande diferença é que além de exercer a profissão de forma autônoma, você precisa gerenciar seu negócio, relação com clientes e seu tempo.

A idéia é ir adequando suas tarefas na ordem que melhor combinar no seu dia-a-dia, mas como isso leva um tempo e essas adequações só vêm com o passar do tempo (e experiência) vou listar algumas idéias aqui que podem lhe serem úteis.

1. Separando seus horários.

Obviamente, você como freelance, tem toda a autonomia do mundo para controlar seus horários, logo, é fundamental separá-los para dedicar-se às tarefas com mais empenho. Aqui funciona assim:
Pela manhã, eu leio o meu Scrum e minha agenda (de papel) vendo e separando os compromissos das tarefas. É fundamental ter em mente que Compromisso é diferente de tarefa.

Um compromisso é algo que tem dia e hora para começar e para acabar. Podemos assumir como exemplo a visita a um cliente ou levar seu cachorro para passear, por exemplo

Uma tarefa é algo que tem um dia para começar e acabar, mas não estritamente tem uma hora para começar e finalizar. Como por exemplo, postar no seu blog ou aprontar aquele orçamento bacana do seu futuro cliente (amém).

Depois de ver que não tenho compromisso algum naquele dia, vejo as tarefas que tenho que cumprir para manter-me em dia e dou o start. Sempre atento ao Scrum e a agenda sigo durante o dia, atualizando eles quando finalizo algo.

No fim da tarde, com as tarefas em dia, eu planejo o próximo dia, definindo prioridades e atualizo Scrum e a agenda.
Na parte de noite, como não tenho mais a faculdade, eu dou um tapa no escritório, estudo alguma coisa ou simplesmente não faço nada.

Resumo: vejo minhas tarefas, desenvolvo-as, atualizo scrum e agenda, preparo as novidades, estudo ou descanso.

2. Fazendo as coisas funcionarem

Obviamente no papel (ou na tela) é tudo mágico e simples, porém, eu sei muito bem que no dia-a-dia a porca torce o rabo.

Você até consegue organizar suas prioridades antes das 8hs. Mas depois, é cliente ligando, problemas aparecendo, uma verdadeira loucura !

Para contornar isto, é simples: organize-se ! Sim, é simples. Antes das 8hs esteja de pé e acordado em seu local de trabalho. Até as 8:30hs tenha sua lista de pendências diária pronta e seu “roteiro” definido.

Se já tomou seu café, dê o start nas tarefas, agora caso seje igual a mim, então, tome um café da manhã esperto e comece a fazer as coisas funcionarem.

Se nesse intervalo algum cliente ligar querendo uma visita sua, tente negociar para o dia seguinte (consulte sua agenda antes !) marcando um horário certo e tão rápido quanto desligar o telefone, já anote este evento em sua agenda. É batata ! Não tem erros !

Após finalizar suas tarefas do dia, se ainda houver tempo, planeje seu próximo dia, e tente andar com seus projetos pessoais, afinal ficar na mesmisse sempre pode custar caro no futuro

3. Analisando as evoluções

O Scrum (sim, falo muito dele pois, é bem eficiente !) permite que você controle suas tarefas semanalmente, ou seja, se você tropeçar em alguma coisa durante a semana, você perceberá que isto lhe atrasou – ou não – e se aplicável planeje novamente sua agenda para colocar as coisas em dia.

4. Vendo resultados

A adoção de um “padrão de organização” é meio sofrida às vezes, mas é bem recompensador depois que você consegue usá-la no dia-a-dia. Após uma semana você verá que não irá passar o dia arrancando os cabelos com deadlines chegando, compromissos esquecidos e “sobrecarga” de horários na sua agenda, pois você não irá agendar nada além do que você tem de disponível na semana.

Tudo que citei aqui pode parecer super óbvio, porém, não é o que nós costumamos aplicar no nosso dia-a-dia. Contamos muito com nossa memória, que às vezes pode funcionar muito bem, mas infelizmente ela não implementa uma agenda.

O modelo que mostrei no começo do post, foi baseado no modelo que o Alexandre implementa – ou implementava na época – e foi ele quem me apresentou isto. Gostei, apliquei e depois nunca mais larguei. Recomendadíssimo !